Tech­nische vragen ontwerp­be­groting 2021 Servi­ce­bureau Jeugdhulp Haag­landen


Indiendatum: mei 2020

Toelichting: De gemeenteraad van Pijnacker-Nootdorp is gevraagd om een zienswijze te geven op de ontwerp begroting 2021 van Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden. Onze fractie heeft de volgende technische vragen over deze begroting:

1. Per 1 januari 2021 wordt de jeugdhulp in de H10 regio opnieuw en volgens nieuwe uitgangspunten ingekocht. Dit leidt tot onzekerheden t.a.v. werkprocessen, benodigde capaciteit van personeel en bruikbaarheid van ICT systemen. Dit heeft mogelijk financiële consequenties die nu nog niet in de begroting voor 2021 zijn opgenomen. Wanneer verwacht u hier meer concreet over te kunnen worden en eventuele tegenvallers te kunnen kwantificeren?

2. Op pagina 10 en 11 in de begroting is een risicotabel te vinden.
a) Kunt u toelichten hoe deze risico-inventarisatie tot stand is gekomen? In het bijzonder, welke bronnen zijn geraadpleegd en (indien van toepassing) welk softwarepakket/model is hierbij gebruikt?
b) Waarom is het niet mogelijk om deze (op het eerste gezicht onafhankelijke) risico’s afzonderlijk te kwantificeren? c) Hoe bent u tot de waarschijnlijkheid van optreden van ‘gemiddeld’ gekomen en op grond waarvan is dit gelijk aan 15%?

3. U geeft aan: “Het Servicebureau is verzocht om met ingang van 1 januari 2020 de projectadministratie voor de regio op zich te nemen. Een officieel besluit is echter nog niet gevallen.”
a) Klopt mijn aanname dat de projectadministratie van de regio pas wordt overgedragen aan het servicebureau na een officieel besluit of worden er nu al (voorbereidende of uitvoerende) werkzaamheden in dit kader verricht door het servicebureau?
b) Er zijn nog geen financiële afspraken over de kosten hiervan gemaakt (PM). Verwacht u dat deze overdracht van werkzaamheden netto kostenneutraal of wellicht zelfs positief uitpakt voor de gemeente Pijnacker-Nootdorp, omdat hierdoor elders kosten bespaard worden?

4. In de begroting staat een post ‘projecten’ a 172k€ opgenomen die structureel van aard lijkt te zijn.
a) Zijn er ook ‘projecten’ die betrekking hebben op de gemeente Pijnacker-Nootdorp?
b) Zo ja, kunt u toelichten wat deze projecten inhouden (o.a. doelstelling van de projecten en welke werkzaamheden binnen de projecten worden verricht)?

Indiendatum: mei 2020
Antwoorddatum: 19 mei 2020

Geachte leden van de raad,

Op 11 mei heeft de Partij voor de Dieren ons technische vragen gesteld over de Ontwerpbegroting 2021 van het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden. Hieronder treft u de beantwoording aan.

Vraag 1: Per 1 januari 2021 wordt de jeugdhulp in de H10 regio opnieuw en volgens nieuwe uitgangspunten ingekocht. Dit leidt tot onzekerheden t.a.v. werkprocessen, benodigde capaciteit van personeel en bruikbaarheid van ICT systemen. Dit heeft mogelijk financiële consequenties die nu nog niet in de begroting voor 2021 zijn opgenomen. Wanneer verwacht u hier meer concreet over te kunnen worden en eventuele tegenvallers te kunnen kwantificeren?

Antwoord vraag 1: De concrete invulling van de inkoop is nog in de afrondingsfase. Naar verwachting heeft de inkoop geen structurele gevolgen voor de begroting 2021 van het Servicebureau. Mochten er zich relevante ontwikkelingen voordoen omtrent de inkoop 2021 dan wordt u hierover nader geïnformeerd.

Vraag 2: Op pagina 10 en 11 in de begroting is een risicotabel te vinden.
a) Kunt u toelichten hoe deze risico-inventarisatie tot stand is gekomen? In het bijzonder, welke bronnen zijn geraadpleegd en (indien van toepassing) welk softwarepakket/model is hierbij gebruikt?
b) Waarom is het niet mogelijk om deze (op het eerste gezicht onafhankelijke) risico’s afzonderlijk te kwantificeren?
c) Hoe bent u tot de waarschijnlijkheid van optreden van ‘gemiddeld’ gekomen en op grond waarvan is dit gelijk aan 15%?

Antwoord vraag 2:
a. Het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden heeft in afstemming met de accountant de risico’s in beeld gebracht. Er zijn geen bronnen voor geraadpleegd en er is geen softwarepakket/model hierbij gebruikt.
b. De risico’s betreffen hoofdzakelijk voor het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden externe risico’s. De beheersmaatregelen liggen veelal niet bij hen, maar bij de tien gemeenten zelf. Dit maakt het voor het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden niet mogelijk om de risico’s te kwantificeren.
c. De inschatting van waarschijnlijkheid van optreden van de risico’s is een door het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden gemaakte inschatting. Ze hebben ingeschat dat het geen bijzondere risico’s betreft en met de accountant zijn ze gekomen tot 15%.

Vraag 3: U geeft aan: “Het Servicebureau is verzocht om met ingang van 1 januari 2020 de projectadministratie voor de regio op zich te nemen. Een officieel besluit is echter nog niet gevallen.”

a) Klopt mijn aanname dat de projectadministratie van de regio pas wordt overgedragen aan het servicebureau na een officieel besluit of worden er nu al (voorbereidende of uitvoerende) werkzaamheden in dit kader verricht door het servicebureau?
b) Er zijn nog geen financiële afspraken over de kosten hiervan gemaakt (PM). Verwacht u dat deze overdracht van werkzaamheden netto kostenneutraal of wellicht zelfs positief uitpakt voor de gemeente Pijnacker-Nootdorp, omdat hierdoor elders kosten bespaard worden?

Antwoord vraag 3:
a. In 2019 werd duidelijk dat inzicht en structuur in de regionale (project)kosten onvoldoende was. Directeuren van de tien gemeenten werden geconfronteerd met onvoorziene kosten. Om dit meer te structureren, hebben de directeuren van de tien gemeenten vanaf 2019 een regionale projectbegroting opgesteld. In het kader van professionalisering van de regionale planning en control cyclus is afgesproken dat de regionale projectadministratie bij het Servicebureau wordt belegd. Dit besluit is begin mei genomen. Vanaf 2020 is deze taak centraal belegd bij het Servicebureau en voert het Servicebureau de regionale projectadministratie uit.
b. De regionale projectkosten zijn uitvoerende kosten die in de gemeentelijke begroting zijn opgenomen. Door het centraal beleggen van de regionale projectadministratie ontstaat overzicht over de totale regionale kosten en kunnen er oplossingen worden gezocht om de regionale kosten te verlagen. Ons streven is de regionale uitvoerende kosten te verminderen. Vanwege ad-hoc situaties die op ons afkomen, zoals Corona of de rechtszaak, kunnen we nu nog niet overzien of het positieve financiële effect dat we nastreven daadwerkelijk gerealiseerd kan worden.

Vraag 4: In de begroting staat een post ‘projecten’ a 172k€ opgenomen die structureel van aard lijkt te zijn.
a) Zijn er ook ‘projecten’ die betrekking hebben op de gemeente Pijnacker-Nootdorp?
b) Zo ja, kunt u toelichten wat deze projecten inhouden (o.a. doelstelling van de projecten en welke werkzaamheden binnen de projecten worden verricht)?

Antwoord vraag 4:
a. Het zijn regionale projecten en dus niet specifiek voor de gemeente Pijnacker-Nootdorp.
b. Een voorbeeld van een regionaal project dat onder de post ‘projecten’ a €172k valt, zijn taken met betrekking tot de inkoop gerelateerd aan Corona.

Het college van Pijnacker-Nootdorp,

mevrouw F. Ravestein, burgemeester
J.P.R. Woudstra, secretaris